Krajowy System e-Faktur jest narzędziem umożliwiającym wystawianie i udostępnianie kontrahentom faktur ustrukturyzowanych. Pomysł wprowadzenia takiego systemu od samego początku budził liczne kontrowersje. Podnoszono bowiem, że będzie stanowić kolejne narzędzie kontroli państwa, które umożliwi wgląd w przeprowadzane transakcje już na etapie wystąpienia faktury. Od 1 stycznia 2022 r. korzystanie z systemu jest dobrowolne. W związku z zakończeniem procesu legislacyjnego ustawy, obowiązkowe korzystanie z KSeF rozpocznie się 1 lipca 2024 r.
Zobowiązani do wystawiania faktur w systemie będą czynni podatnicy VAT, a także przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo (obrót do 200 tys. zł) lub przedmiotowo (ze względu na rodzaj prowadzonej działalności). Obligatoryjne wystawianie faktur przez podatników zwolnionych zostało jednak odłożone do 1 stycznia 2025 r.
Pomimo obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, paragony z NIPem będą mogły być wystawiane do końca 2024 r. W systemie nie będą zaś mogły być wystawiane faktury dla klientów niebędących przedsiębiorcami (faktury konsumenckie b2c). Wyłączone z KSeF zostały bilety pełniące rolę faktury (przejazdy po autostradach, bilety kolejowe itp.). Z systemu nie będą musieli korzystać również podatnicy korzystający z procedur specjalnych OSS i IOSS.
W związku z tym, że wystawione faktury będą dostępne w systemie, nie będzie konieczności wystawiania duplikatów faktur. W systemie nie będzie także możliwości wystawiania faktur proforma, gdyż nie stanowią one faktury w świetle przepisów podatkowych.
W związku z tym, że faktury będą miały postać elektroniczną, istnieje ryzyko awarii, zarówno po stronie użytkownika, jak i systemu. W takim przypadku faktura będzie musiała zostać wystawiona offline według wzoru faktury ustrukturyzowanej, przesłana do odbiorcy w sposób z nim uzgodniony i wprowadzona do systemu po usunięciu awarii. Jeżeli awarii uległ KSeF, podatnik będzie musiał wprowadzić fakturę wystawioną offline w terminie 7 dni roboczych. Jeżeli jednak przyczyna awarii leżała po stronie podatnika, wówczas jest on zobowiązany do wprowadzenia faktury już następnego dnia roboczego.
Niedopełnienie obowiązków wystawiania faktur w KSeF zagrożone będzie karami. Objęte nimi będzie: niewystawienie faktury w KSeF, wystawienie faktury w okresie awarii niezgodnie ze wzorem oraz niewprowadzenie do systemu w terminie faktur wystawionych w okresie awarii. Domyślnie kara ma wynosić 100% podatku wykazanego na fakturze, a jeśli nie będzie podatku – 18,7% kwoty należności. Kary będą jednak miarkowane w zależności od stopnia przewinienia i będą mogły być nakładane dopiero od 1 stycznia 2025 r.
Otrzymanie faktury poza KSeF nie będzie rodzić negatywnych konsekwencji dla odbiorcy. Nie będzie to wiązać się z zagrożeniem karą dla niego. Taka faktura uprawniać będzie także odbiorcę do odliczenia podatku VAT.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie jest to porada prawna.
Stan prawny na dzień 21 sierpnia 2023 r.
Autor: Radca prawny Rafał Knap
